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テスト期間を経て

名刺の管理アプリやツールを導入する前に、一度テスト期間を設けることをお勧めします。

名刺管理ツールって本当に便利だと思います。数十枚、数百枚とある名刺を自分ですべて管理するより、社内で一括管理できれば、いちいち必要な名刺を探す手間が要らなくなるし、自分が入手できなかった名刺情報も簡単に入手できるという大きなメリットもあります。

また自動で人脈形成もできるので、個人で名刺管理を行う何十倍もの手間と時間を削減することが可能です。

しかし、カメラで撮影したりOCR機能を使って名刺情報をデータ化する際、精度が悪かったり思うようなデータ化ができないツールもあるようです。

そのために「こんなはずじゃなかった・・」とならないために、一度テスト期間を設けるようにしましょう。

スケジュール管理機能 |サービス紹介

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クライアント情報も記録されていきます

名刺管理ツールの利用は、もらった名刺すべてを社内で一括管理できることがメリットですが、その先にも大きなメリットが生まれています。

クライアントの社名、担当者、メアドなどが名刺には記載されていますが、それを自社の誰が持っていて、その人に相談することで他の営業担当者もアプローチしやすくなるんですね。これが今Sansanのコマーシャルで流れていること。

また、どの担当者がどこのクライアントと接触しているのかもわかるので、同じ会社の営業マンが営業先でバッティングすることも無いんです。もし、時期をずらして営業をしていれば、クライアント先にも不信感を持たせてしまいますから、これはとても大きなメリットとも言えますよね。

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デジタル化エンジンを使って

最近では、CRMの活用と名刺を併用することでより顧客情報を深く、そして効率的に営業活動が行えるようになってきています。大手CRM企業も、名刺管理サービスを提供している企業と連携を組み始めているほどです。

Knowledge Suiteでは今年6月から名刺カメラアプリの「24/365(ニーヨンサンロクゴ)」を提供させたことで、わざわざ名刺に書かれた情報を読み取る高価なスキャナーを購入せずとも、スマホのカメラを使ってデジタル化をできるようにしているそうです。

そのデジタル化できる機能がデジタル化エンジンとのこと。デジタル化エンジンを使うことで数分で名刺情報をデータ化することが可能になり、エラーが無いかどうかは人が目視で確認するんだそうです。機械と人の2重の目で見てくれると、頼む方も安心できますよね。

CRMは顧客の満足度を向上させるためにも非常に役立つツールですが、そこに人脈を管理できる名刺管理機能もプラスされれば、さらに使い勝手がよくなり業務の効率化も期待できそうですね。

名刺管理をアプリや市販スキャナーで簡単登録

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やっぱり使い易さが一番に

どの会社でもCRMを取り入れる際に気をつけたことが、現場での使い易さだそうです。CRMはシステムであり、機能も豊富。でもシステム、機能、といった言葉を聞くだけでも営業マンからはきっと敬遠する声が聞こえてくるでしょう。

営業マンとは外を回って人とのコミュニケーションを最大の武器としています。なので、デスクのパソコンに向かって顧客情報を逐一入力・・なんていうことに抵抗感があるんですね。

そのため、システムと言ってもとても使い易いもので、資料作成やレポートが簡単に作成できる便利なものなのだ、ということを認知してもらうことから始めるんです。実際には作業画面が分かりやすく、データの入力も出先からスマホやタブレットなどで簡単にできるもの。そして、取引先から欲しいと言われた資料もその場で取り出すことができたり、会議に提出するレポートもデータ抽出が簡単にできるもの。

これらを経験し、使い易さを実感し、慣れたところで少しずつ機能を増やすというやり方が、最近では増えているそうです。

顧客管理 システム

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管理者が先手を打つことも!

これって非常に重要ですよね。営業担当者が気づかないままに営業を進めていて、結果的に受注が成立できなかった案件。しかし、途中で管理者が「まずい箇所」にすぐに気づくことで営業担当者の営業方針を変更させ、無難に受注を成功させることが可能となるんです。きっと営業担当者の中には、「あの時ああしていれば」といった後悔をしている方も多いはず。自分では商談の最中は気づかなくても、後から気づき後悔。でも時すでに遅しです。

ところが、SFAを使って営業プロセスをリアルタイムで管理者が把握できれば、「まずい!」と思った瞬間に担当者に連絡を取り、修正を促したりアドバイスすることが可能となるんですね。会社全体でこのようなことができれば、受注量はグンと増えるはずです。

また、営業担当者がうまく案件を進めていたとしても、世の中の動きが変わる、こともありますよね。この潮目に一人が気づかなくても、管理者や他の営業職が感じ取り、SFAに情報を流せば全ての営業担当者にも知らせることが可能となるんです。

Sales Force Automation (SFA)とは

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後々便利に使えるように

名刺をもらったらあなたはどうしていますか?交換後一度は名刺に目を通し、あとは名刺入れに。会社に戻ったら名刺入れからデスクの名刺箱に。この流れで完了していたら、それは非常に勿体ないことですよ!

名刺の管理アプリなどデジタルで管理することは、今ではすでに一般的。デジタルで一括管理して人脈を明確にしておくことで、これまでにアポが取れなかった人物でも何かしらの人脈を通して会える可能性も高くなりますから。

また、名刺をもらったらすぐに相手の情報をメモすることも忘れないようにしましょう。日付や場所、そして何の商談で会ったのか。できれば相手の特徴やその際に話した内容なども一言添えておくと、後になってとても便利ですよ。

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ライバル会社に勝つためにも

営業日報の効率化、情報共有といったメリットがあるSFAですが、これらの様々な情報から、ライバル会社に勝つための戦略も立てることが可能となるんだそうです。

営業ごとに営業担当者は日報や案件情報にその経緯などを入力していきます。営業マンすべてが日々、情報入力を行うため、その量たるやすさまじいものになるでしょう。それぞれの営業マンの情報は最初は点であっても、この膨大な情報から次第に点が線となり面となる。

そうなると、自社での営業経緯の他にライバルとして競合している会社の行動なども見えてくるわけです。また、情報が長期に渡って蓄積していくことで、商談の結果や得手不得手なども見えてくるんだそうです。そんなことまで分かるなんてすごいですね。これってライバル会社の透明化とも言えるのではないでしょうかね^^

ライバルの会社が次にどのような手を打ってくるのかが予測できれば、先手を打つことも可能になり、競合する商談も成功率が高まるというわけですね。

営業支援システムSFA KnowledgeSuite

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スキャンマンがいるそうです^^

デスクの中だけでなく、名刺入れも数冊。あるにはあるけど、どこに誰の名刺があるのかがわからない!とならないよう、上手に名刺は管理したいものですね。でも、名刺の数が多ければ多い程、名刺管理ツールのためにカメラでカシャッ!なんて時間、作れませんよね?!

そこで便利なのがスキャンマンと呼ばれている人達^^本当にスキャンマンと呼ばれているのかは知りませんが^^彼らに頼むとスイスイ、スキャンしてデータ化してくれるらしいです。

ある記事では、「約2時間半ほどで2000枚ほどの名刺をスキャニングしていただきました。」とありました。もちろん、料金もかかりますが、自分でカメラ撮影を2000枚すると考えただけでも、スキャンマンに頼んだ方が絶対に良いですよね^^

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何かしら業務の改善をしなくては・・

今のままでは業務が煩雑になり過ぎて支障が起きてしまう・・と悩んでいるマネージャーさんはいませんか?

取引先が増えてきていることは良いものの、従業員それぞれが情報を抱え、活用しているために、横のつながりが全く持てないまま業務を行うのは手間もかかるし時間も取られてしまいますよね。また、考え方を変えると、一人の従業員が持つ情報を皆でいつでも閲覧可能にしておけば、これまでに無いほどの効率化が生まれるのではないでしょうか。

さらに、これもよくあることなのですが、なかなか自分から口を開かない従業員だったり、大事なことを言い忘れてしまう従業員もいます。この人たちが持っている情報も全て口伝えではなくて情報として入力してもらうことで、今までには無かったような情報が次々挙げられることもあるんですね。これはすべて会社の資産でもありますから、一度しっかりと整理しておくべきでしょう。

このような整理をするのに便利なのがSFAなんです。業務効率化の改善を求めるのであれば、お試し期間のあるSFAを使ってみるのも良いかもしれませんね。

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まとめサイトがたくさんあります

何かを調べようとネットで検索すると、必ず上位に来ているのがまとめサイト。名前の知れた企業や機関の名前が入ったサイトであれば見るようにしているのですが、アフィリエイト目的で作られたと思われるまとめサイトだったらすぐに閉じるクセがついてしまったほど^^内容に信憑性が無い、適当に作られたまとめサイトはまだまだ多いようですね。

名刺の管理にしても、多くのまとめサイトに行きつきます。ただ、この場合には結構役に立つものもあるんですよね。無料でどれくらいまで使えるか、CRMと連携はできるのか、使い勝手はどうかなどなど。名刺の管理サービスについては、実際に自分で使ってみての感想なども書かれています。これがまた参考になるんですよね^^

まとめサイトには嫌毛がさしている私でしたが、今回の名刺管理サービスについては本当にお役立ちサイトでした^^

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